CRM Satış Süreci Tasarımı: Aşamalar ve Geçiş Kuralları

Aşamaları ekibin yaptığı işle karıştırmayın

“Telefon edildi” bir faaliyet, “ihtiyaç doğrulandı” ise satış fırsatının durumu olabilir. Her faaliyeti ayrı sütun yapmak, aynı fırsatın ne kadar olgunlaştığını anlamayı güçleştirir. Süreç tasarımında faaliyetleri, aşamaları ve sonuçları farklı kayıtlar olarak düşünün. Böylece çok arama yapan kişiyle gerçekten ilerleyen fırsatlar birbirine karıştırılmaz.

Kanban görünümü fırsatları durum veya iş süreci aşamalarına göre gösterebilir; Microsoft’un fırsat görünümü dokümantasyonu bu ayrımı açıklar. [1] Ancak sütunun teknik olarak var olması, işletmenin o aşamayı doğru tanımladığı anlamına gelmez. Tanım, satış ekibinin kararlarıyla oluşturulmalıdır.

Giriş ve çıkış koşullarını yazılı belirleyin

Bir fırsatın “teklif hazırlanıyor” aşamasına geçmesi için ürün veya hizmet kapsamı belli mi? “Müzakere” aşamasında müşteri teklifi gerçekten değerlendirdi mi? Her aşama için kısa bir giriş koşulu ve doğrulanabilir çıkış kanıtı tanımlayın. Yalnızca temsilcinin iyimserliğine bağlı durumlar raporları yanıltabilir.

Zorunlu alanları da bu mantıkla seçin. İlk iletişimde onlarca alan doldurtmak veri kalitesini yükseltmeyebilir; temsilci tahmin yazar. Bilginin doğal olarak öğrenildiği aşamada istenmesi daha anlamlıdır. Bilinmeyen değerleri sıfır veya rastgele tarih olarak doldurmak yerine açıkça belirsiz bırakın.

Örnek: özel yazılım satışı için dört aşama

Varsayımsal ajans, gelen her formu satış fırsatı saymıyor. Önce gerçek ihtiyacı ve iletişimi doğruluyor; sonra kapsam görüşmesi yapıyor. Teklif gönderildikten sonra müşteri geri bildirimi ayrı kaydediliyor. Sözlü olumlu yanıt, işletmenin belirlediği kabul kanıtı oluşmadan kazanılan iş olarak görünmüyor.

Bu örnek evrensel satış yöntemi değildir. Hızlı perakende satışıyla kurumsal yazılım projesi aynı aşamaları gerektirmeyebilir. Önemli olan ekibin aynı isim altında aynı durumu anlamasıdır.

Teklif ile fırsat kaydını ilişkilendirin

Bir fırsatta birden fazla teklif sürümü bulunabilir. Microsoft satış işlemleri dokümantasyonu teklifin taslak, etkin ve revize durumlarını ayrı ele alır. [2] Kendi CRM’inizde müşterinin hangi sürümü gördüğünü ve hangi sürüme karar verdiğini izlemek faydalıdır. Son teklif dosyasını eski dosyanın üstüne yazıp geçmişi silmeyin.

Teklif tutarı değiştiğinde beklenen gelir raporunun hangi tutarı kullandığı belli olsun. Aynı fırsattaki üç teklif sürümünün üç bağımsız satış olarak toplanması engellenmelidir. Kaybedilen işte ürün, fiyat veya zamanlama gerekçelerini birbirinden ayırın; serbest notun yanında kontrollü neden alanı kullanılabilir.

Bekleyen işi görünür yapın

Her açık fırsatta sonraki eylem, sorumlu ve hedef tarih bulunması önerilebilir. Bunlar gerçeğe uygun güncellenmediğinde CRM yalnızca geçmiş faaliyet arşivi olur. Süresi geçen eylem için kime bildirim gideceği ve temsilci değişiminde görevin nasıl devredileceği belirlenmelidir.

Fırsatın bir aşamada uzun kalması her zaman sorun değildir. Büyük bir müşterinin satın alma takvimi farklı olabilir. Bu nedenle yaşlandırma raporunu iş türü ve açık gerekçeyle birlikte okuyun. Tek bir süre eşiğiyle bütün fırsatları başarısız ilan etmeyin.

Kabul testini gerçek kararlarla yapın

Yeni başvurudan teklife geçişi, geri dönen müşteriyi, teklif revizyonunu ve ertelenen kararı aynı demo içinde çalıştırın. Yetkisiz kullanıcının tutarı değiştirip değiştiremediğini, zorunlu kanıt olmadan aşama atlanıp atlanmadığını kontrol edin. Aşama değişim geçmişi raporlanabilsin.

Veri geçişinde eski CRM’in aşamalarını otomatik olarak aynı isimli yeni sütunlara eşleştirmeyin. Tanımlar farklıysa geçmiş veriyi yeniden yorumlamanız gerekebilir. Eşleştirme kararını satış sorumlusuna onaylatın ve değişiklik öncesi raporu saklayın.

Sık sorulan sorular

### Daha fazla aşama daha iyi kontrol sağlar mı? Her zaman değil. Ayrım gerçek bir karar veya sorumluluk değişimini temsil etmiyorsa sadece bakım yükü oluşturur. Ekibin düzenli güncelleyebileceği anlamlı aşamalar seçin.

Aşamalara otomatik kazanma olasılığı verebilir miyim?

Verebilirsiniz, ancak oranların veriyle desteklenip desteklenmediğini belirtin. Başlangıç varsayımlarını gerçekleşmiş sonuç gibi sunmayın; yeterli geçmiş oluştuğunda iş türüne göre değerlendirin.